“Kaizen” fait référence à un mot japonais qui signifie “amélioration” ou “changement pour le mieux”. Le Kaizen est défini comme un effort continu de chaque employé (du PDG au personnel de terrain) pour assurer l’amélioration de tous les processus et systèmes d’une organisation donnée. Travaillez pour une entreprise japonaise et vous vous rendrez vite compte de l’importance qu’elle accorde au processus de Kaizen. Ce processus permet aux entreprises japonaises de surpasser tous leurs concurrents en adhérant à certaines politiques et règles établies pour éliminer les défauts et garantir une qualité supérieure à long terme et, en fin de compte, la satisfaction du client.
Il y a plus de 30 ans, Masaaki Imai s’est assis pour rédiger le livre révolutionnaire “Kaizen : The Key to Japan’s Competitive Success” (McGraw Hill). C’est grâce à ce livre que le terme KAIZEN a été introduit dans le monde occidental. Aujourd’hui, le KAIZEN est reconnu dans le monde entier comme un pilier important de la stratégie concurrentielle à long terme d’une organisation. Depuis l’introduction de ce terme en tant qu’approche systématique pour l’amélioration des affaires, les entreprises qui mettent en œuvre KAIZEN ont continuellement obtenu des résultats supérieurs.
“KAIZEN signifie amélioration. De plus, cela signifie une amélioration continue dans la vie personnelle, la vie à la maison, la vie sociale et la vie professionnelle. Lorsqu’il est appliqué au lieu de travail, KAIZEN signifie une amélioration continue impliquant tout le monde – les managers comme les travailleurs.” Masaaki Imai, fondateur de l’Institut Kaizen.
Le noyau dur de Kaizen
Il existe 5 principes fondamentaux de KAIZEN qui sont intégrés dans chaque outil KAIZEN et dans chaque comportement KAIZEN. Ces 5 principes sont : Connaître son client, laisser couler, aller au Gemba, responsabiliser les gens et être transparent. La mise en œuvre de ces 5 principes dans toute organisation est fondamentalement importante pour une culture d’amélioration continue réussie et pour marquer un tournant dans la progression de la qualité, de la productivité et des relations entre le travail et la direction.
La double nature du système Kaizen
Le Kaizen est à la fois un plan d’action et une philosophie.
- En tant que plan d’action, le Kaizen consiste à organiser des événements axés sur l’amélioration de domaines spécifiques au sein de l’entreprise. Ces activités impliquent des équipes d’employés à tous les niveaux, avec un accent particulier sur la participation des employés de l’usine.
- En tant que philosophie, le Kaizen consiste à créer une culture dans laquelle tous les employés s’engagent activement à suggérer et à mettre en œuvre des améliorations pour l’entreprise. Dans les entreprises véritablement allégées, cette philosophie devient un mode de pensée naturel, tant pour les dirigeants que pour les employés de l’usine.
Le kaizen va de pair avec le travail normalisé. Le travail standardisé capture les meilleures pratiques actuelles pour un processus, et le Kaizen vise à trouver des améliorations pour ces processus. Notez l’accent mis sur l’actualité ; le travail normalisé est une documentation vivante (il évolue continuellement grâce au Kaizen).
Événements Kaizen
Un événement Kaizen typique a un processus qui se déroule comme suit :
- Définir les objectifs et fournir le contexte nécessaire.
- Examiner l’état actuel et élaborer un plan d’amélioration.
- Mettre en œuvre les améliorations.
- Revoir et corriger ce qui ne fonctionne pas.
- Rapport sur les résultats et détermination de tout élément de suivi.
Ce type de cycle de processus Kaizen est fréquemment appelé PDCA (Plan, Do, Check, and Act).
Le PDCA apporte une approche scientifique de l’amélioration:
- Planifier : développer une hypothèse
- Faire : réaliser l’expérience
- Vérifier : évaluer les résultats
- Agir : affiner votre expérience, puis recommencer un nouveau cycle.
La philosophie Kaizen
Il est intéressant de noter que le Kaizen en tant que plan d’action est exactement ce qui développe le Kaizen en tant que philosophie. Lorsque le Kaizen est appliqué comme un plan d’action à travers un programme cohérent et soutenu d’événements Kaizen réussis, il apprend aux employés à penser différemment à leur travail. En d’autres termes, l’application cohérente du Kaizen en tant que plan d’action crée une énorme valeur à long terme en développant la culture nécessaire à une amélioration continue réellement efficace.
Le Kaizen fonctionne sur le principe de base suivant:
“Le changement est bénéfique”.
Kaizen signifie “amélioration continue des processus et des fonctions d’une organisation par le changement”. En langage courant, Kaizen apporte de petites améliorations continues dans les processus globaux et vise finalement à la réussite de l’organisation. Les Japonais estiment que de nombreux petits changements continus dans les systèmes et les politiques donnent des résultats plus efficaces que quelques changements majeurs.
Le processus Kaizen vise à l’amélioration continue des processus non seulement dans le secteur de la fabrication mais aussi dans tous les autres départements. La mise en œuvre des outils Kaizen n’est pas la responsabilité d’un seul individu mais implique chaque membre directement associé à l’organisation. Chaque individu, indépendamment de sa désignation ou de son niveau dans la hiérarchie, doit contribuer en incorporant de petites améliorations et des changements dans le système.
Voici les principaux éléments de Six Sigma :
- Le travail d’équipe
- Discipline personnelle
- Amélioration du moral
- Cercles de qualité
- Suggestions d’amélioration
Les cinq S du Kaizen
Les “cinq S” du Kaizen sont une approche systématique qui conduit à des systèmes infaillibles, des politiques standard, des règles et des règlements pour donner naissance à une culture de travail saine au sein de l’organisation. Vous trouverez difficilement un individu représentant une entreprise japonaise mécontent ou insatisfait. Les employés japonais ne disent jamais de mal de leur organisation. Oui, le processus de Kaizen joue un rôle important dans la satisfaction des employés et des clients grâce à de petits changements continus et à l’élimination des défauts. Les outils Kaizen donnent naissance à un lieu de travail bien organisé, ce qui se traduit par une meilleure productivité et de meilleurs résultats. Ils permettent également aux employés de se sentir fortement attachés à l’organisation.
Comprenons les cinq S en détail :
- SEIRI – SEIRI signifie “trier”. Selon Seiri, les employés doivent faire le tri et bien organiser les choses. Étiqueter les objets comme “Nécessaire”, “Critique”, “Très important”, “Pas nécessaire maintenant”, “Inutile” et ainsi de suite. Jetez tout ce qui est inutile. Mettez de côté ce qui n’est pas nécessaire pour le moment. Les articles qui sont critiques et les plus importants doivent être conservés en lieu sûr.
- SEITION – Seition signifie Organiser. Des études montrent que les employés perdent la moitié de leur temps précieux à chercher des objets et des documents importants. Chaque article doit avoir son propre espace et doit être conservé à sa place uniquement.
- SEISO – Le mot “SEISO” signifie faire briller le lieu de travail. Le lieu de travail doit rester propre. Désencombrez votre poste de travail. Les documents nécessaires doivent être rangés dans des dossiers et des fichiers appropriés. Utilisez des armoires et des tiroirs pour ranger vos objets.
- SEIKETSU – SEIKETSU fait référence à la normalisation. Chaque organisation doit avoir certaines règles standard et définir des politiques pour garantir une qualité supérieure.
- SHITSUKE ou autodiscipline – Les employés doivent respecter les politiques de l’organisation et adhérer aux règles et règlements. L’autodiscipline est essentielle. Ne vous rendez pas au bureau en tenue décontractée. Suivez les procédures de travail et n’oubliez pas d’emporter vos cartes d’identité au travail. Cela vous donne un sentiment de fierté et de respect pour l’organisation.
Le kaizen se concentre sur de petites améliorations continues et donne donc des résultats immédiats.
La pratique du kaizen vous aidera à améliorer de 1% par jour et vous conduira à un succès étonnant à long terme.
Avez-vous déjà essayé un nouveau régime qui est censé être infaillible ? Il promet d’être un succès du jour au lendemain et que vous perdrez 10 livres immédiatement. Le porte-parole dit : “Je n’arrive pas à croire que j’ai perdu autant de poids en seulement trois jours !”.
Ces régimes ne semblent jamais fonctionner à long terme.
. Si c’était le cas, nous suivrions tous le même régime et serions tous en pleine forme. Pour aggraver les choses, les recherches montrent que les gens ne suivent pas leur régime et finissent par prendre plus de poids puisqu’ils se sont affamés. Le temps passe, ils se jettent sur le prochain régime à la mode et le cycle continue.
Au lieu de tenter des changements radicaux dans l’espoir d’obtenir des résultats positifs immédiats, j’ai une meilleure suggestion pour vous. Ne vous inquiétez pas ! Ce n’est pas un discours télévisé de fin de soirée que je vous propose. J’aimerais vous présenter le concept de “Kaizen”. Le kaizen est la pratique qui consiste à s’améliorer ou à améliorer un processus en prenant de petites mesures quotidiennes et progressives, ce qui permet de créer des habitudes qui se maintiennent et, finalement, de réussir.
Bien que ce terme japonais ait une connotation exotique et ancienne, le Kaizen a été ironiquement développé par des hommes d’affaires américains. Le gouvernement américain n’avait pas toujours le budget de guerre de plusieurs milliards de dollars que nous avons aujourd’hui et était financièrement incapable de construire efficacement de nouvelles usines d’armement pour combattre la Seconde Guerre mondiale. Un plan a été conçu pour que les industries apportent de petites améliorations continues aux usines existantes et adaptent leurs usines à la fabrication des nouvelles armes. Ce système est devenu une philosophie d’entreprise. Les superviseurs d’usine ont été mis au défi de rechercher des centaines de petites choses à améliorer, car il n’y avait pas assez de temps ou de ressources pour apporter de grands changements soudains à leur équipement.
L’Amérique a présenté ce concept aux Japonais après la Seconde Guerre mondiale dans le but de les aider à reconstruire leur économie. Les Japonais ont repris cette idée et l’ont exploitée. L’idée de petites améliorations continues et incrémentielles est devenue connue sous le nom de Kaizen. Les constructeurs automobiles japonais, en particulier Toyota, ont adopté cette technique et ont fini par surpasser leurs concurrents américains.
La philosophie du Kaizen est incroyablement utile dans notre vie personnelle et professionnelle. Au lieu d’essayer de changer radicalement votre vie du jour au lendemain, vous devriez commencer par de petites améliorations quotidiennes. Concentrez-vous sur une amélioration de 1% chaque jour. Les améliorations à petite échelle s’ajoutent aux réalisations de la veille. Au début, les changements vous sembleront insignifiants. Petit à petit, vous commencerez à remarquer des améliorations. Au fil du temps, de profonds changements positifs se produiront. Un pour cent s’ajoute chaque jour et double tous les 72 jours. Quand on dit “les riches deviennent plus riches”, c’est vrai. Si vous commencez avec beaucoup d’argent et que vous l’investissez de manière prudente, même à un taux de rendement modeste, les intérêts s’accumuleront et votre richesse augmentera considérablement au fil des anées.
Ne vous attendez pas à des résultats instantanés, car il s’agit d’une approche ennuyeuse, fastidieuse, mais efficace, axée sur les petits gains. Par exemple, au football, c’est l’équivalent de gagner quelques mètres à la fois dans un nuage de poussière, au lieu de lancer l’exaltante passe Hail Mary à la dernière seconde du match.
Les véritables changements à long terme émaneront de petites améliorations progressives et continues. Par exemple, si votre objectif est de trouver un nouvel emploi, voici comment vous pourriez mettre en œuvre le Kaizen :
- Premier jour : commencez à rédiger un CV ou révisez celui que vous avez déjà.
- Deuxième jour : mettez à jour votre profil LinkedIn.
- Troisième jour : commencez à établir un réseau sur LinkedIn.
- Quatrième jour : contactez un recruteur.
- Jour 5 : Essayez de parler avec quelques autres recruteurs pour évaluer le marché du travail.
- Jour 6 : Rencontrez les recruteurs pour discuter des possibilités.
- Jour 7 : Recherchez des emplois pertinents en ligne.
- Jour 8 : Après avoir trouvé quelques postes appropriés, envoyez vos CV par courriel en réponse aux offres d’emploi.
- Jour 9 : Informez vos amis proches et vos collègues que vous êtes à la recherche d’un nouvel emploi et demandez-leur s’ils ont des pistes.
- Jour 10 : Achetez une nouvelle tenue d’entretien.
- Jour 11 : Recherchez des événements de réseautage dans votre domaine pour y assister et établir un réseau.
- Jour 12 : Inscrivez-vous à ces événements.
- Jour 13 : Planifiez et participez à un entretien d’information.
- Quatorzième jour : Passez un véritable entretien pour un véritable emploi.
En seulement deux semaines, vous avez fait des progrès significatifs. Trouvez quelque chose que vous aimeriez améliorer et essayez de faire 1% de mieux que la veille. Ne vous laissez pas tenter ou ne devenez pas impatient et ne vous lancez pas tête baissée dans tout en même temps. Votre mantra est d’y aller lentement, régulièrement, de manière cohérente et de vous concentrer sur le fait de faire les choses un peu mieux que la veille.
Tout comme vous vous douchez, vous brossez les dents et vous peignez vos cheveux tous les jours, intégrez les techniques auto amélioration Kaizen dans votre routine quotidienne, et vous serez étonné des résultats à long terme.
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